Hải Dương: Nỗ lực số hóa hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai

Nguyên nhân do số lượng hồ sơ tiếp nhận lớn, thành phần hồ sơ nhiều. Bên cạnh đó, thiết bị để scan tài liệu khổ lớn chưa có khiến cán bộ, công chức rất vất vả.

Ảnh minh họa

Thời gian xử lý hồ sơ tăng

Số hóa hồ sơ trong tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) nhằm hình thành kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công của tỉnh. Qua đó, giúp nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi nhất để các tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC, góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng Chính quyền điện tử, hướng đến Chính quyền số. Tuy nhiên, do đặc thù thành phần hồ sơ lớn nên quá trình số hóa hồ sơ TTHC lĩnh vực đất đai gặp không ít khó khăn.

Trung bình mỗi ngày, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh tiếp nhận từ 50-70 hồ sơ. Nếu như trước đây mỗi bộ hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận, giải quyết trong khoảng 10 phút thì nay khi yêu cầu tất cả hồ sơ phải được số hóa, khiến thời gian giải quyết kéo dài từ 30 - 40 phút. 

Anh Ngô Văn Minh, công chức Sở Tài nguyên và Môi trường cho biết số lượng hồ sơ tiếp nhận lớn, thành phần hồ sơ nhiều. Có những bộ hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai số trang nhiều, bản vẽ đều là khổ lớn. Bên cạnh đó, thiết bị để scan tài liệu khổ lớn (khổ A0, A1) chưa có khiến cán bộ, công chức tiếp nhận rất vất vả trong việc số hóa. 

Từ ngày 1.4.2022, UBND tỉnh yêu cầu 100% số hồ sơ tiếp nhận, giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phải thực hiện số hóa. Theo đó, cán bộ tiếp nhận phải sao chụp hồ sơ, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác của các nội dung theo bản giấy; ký số vào tài liệu đã được số hóa, chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. 

Yêu cầu và cơ sở thực tiễn để thực hiện còn khoảng cách.

Khắc phục khó khăn

Là một trong những địa phương có tỷ lệ số hóa hồ sơ cao nhất tỉnh, huyện Ninh Giang cũng gặp không ít khó khăn trong việc số hóa hồ sơ TTHC nói chung và lĩnh vực đất đai nói riêng. Anh Võ Thế Anh, Phó Chánh Văn phòng UBND huyện Ninh Giang cho biết lĩnh vực đất đai hiện chiếm trên 30% tổng số hồ sơ tiếp nhận cấp huyện, trong khi đó thành phần hồ sơ lĩnh vực này rất nhiều, máy móc thiết bị phục vụ số hóa còn hạn chế, một số cán bộ, công chức chưa quen với quy trình số hóa đã ảnh hưởng không ít đến chất lượng, tỷ lệ số hóa hồ sơ...

Để khắc phục khó khăn trong số hóa hồ sơ TTHC trong lĩnh vực đất đai, huyện Ninh Giang đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất của đơn vị, cá nhân (điện thoại thông minh, ipad) để phục vụ việc số hóa hồ sơ. Đối với những hồ sơ có bản vẽ quy hoạch đất đai sử dụng khổ giấy lớn, đề nghị tổ chức, cá nhân khi giải quyết TTHC cung cấp file pdf để thuận tiện trong việc chuyển hồ sơ sang bản điện tử.

Đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, khi triển khai thực hiện số hóa hồ sơ TTHC, ngoài việc tận dụng các máy scan đã được đầu tư từ trước, trung tâm đã đầu tư một máy scan sao chụp khổ giấy A3. Với các khổ giấy lớn, cán bộ tiếp nhận hồ sơ khắc phục bằng cách dùng điện thoại thông minh chụp lại toàn bộ bản vẽ và chuyển sang file fdf sau đó chuyển thành tài liệu điện tử. 

Bà Nguyễn Thị An, Phó Trưởng Phòng Nội chính - Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng UBND tỉnh cho biết thực hiện số hóa hồ sơ TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC nói chung, lĩnh vực đất đai nói riêng, thời gian qua, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức liên quan nghiêm túc thực hiện ngay trong quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC. Định kỳ hằng tháng, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện của từng sở, ngành. Đơn vị đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ số hóa hồ sơ; tổ chức tập huấn và thường xuyên trao đổi chia sẻ, kinh nghiệm trong thực hiện số hóa hồ sơ giữa cán bộ, công chức các sở, ngành làm công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh...

Khắc phục khó khăn, từ ngày 1.4 - 8.12, các sở, ngành của tỉnh đã tiếp nhận trên 136.000 hồ sơ, trong đó gần 126.000 hồ sơ đã được số hóa đầy đủ thành phần hồ sơ, đạt trên 93%. Tỷ lệ số hóa kết quả giải quyết TTHC chiếm gần 85%. Tuy nhiên theo bà An, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực tài nguyên môi trường còn thấp. Hiện tỷ lệ số hóa kết quả giải quyết TTHC thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường mới đạt trên 71% số hồ đã giải quyết.

Bà Nguyễn Thị Thủy, công chức Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường cho biết thời gian tới sở sẽ tăng cường tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức các bộ phận liên quan để nâng cao nhận thức, tăng cường kỹ năng, nghiệp vụ bảo đảm triển khai các nhiệm vụ số hóa hồ sơ TTHC thống nhất, hiệu quả. Kịp thời cập nhật mã số kết quả TTHC, thành phần hồ sơ của TTHC để đẩy nhanh tiến độ cập nhật, kết nối, chia sẻ, tái sử dụng kết quả số hóa theo đúng quy định và phấn đấu từ nay đến hết năm 2022, tất cả hồ sơ TTHC tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả được số hóa.